Щотижня учасники FP Weekly отримують практичний і розширений контрольний список питань, які слід розглянути, кроків, які необхідно вжити, і цілей, яких потрібно досягти, щоб гарантувати, що ви залишаєтеся на висоті своєї гри, коли справа доходить до відносин на місці. роботи та відповідності з трудовим законодавством. Цього тижня ми надали вам контрольний перелік пунктів, які слід враховувати під час оновлення посадових інструкцій, які можуть стати основою для ефективної програми відповідності та допоможуть вам мінімізувати ризики судового розгляду. Немає кращого часу, щоб оновитися, ніж початок нового року.
Чому оновлені посадові інструкції такі важливі?
Роботодавці можуть не помічати важливості збереження точних і актуальних описів посад. Зрештою, з такою кількістю інших організаційних цілей і завдань, хто має час переглянути потенційно десятки записів працівників (або навіть більше)? Працівники знають, що таке їхні посадові обов’язки, чи не так? Це може бути.
Посадові обов’язки змінюються з часом або змінюються з однієї роботи на іншу під час формальної та неофіційної реорганізації, а навички та досвід, необхідні для роботи, розвиваються. Наприклад, багато робіт, які раніше виконувалися в офісі повний робочий день, тепер можна частково або повністю виконувати віддалено. Крім того, багато роботодавців відмовилися від обов’язкового отримання вищої освіти для певних посад, тому це також, можливо, потрібно оновити. Чи відображають ваші посадові інструкції такі зміни?
Ваш орієнтир під час огляду ефективності
Посадові інструкції можуть стати основою для оцінки продуктивності та планів покращення. Вони повинні відображати відповідальність, обов’язки та ролі, які працівники повинні виконувати в організації. Корисно мати можливість вказувати та покладатися на обов’язки та обов’язки, визначені в посадовій інструкції, під час адміністрування перевірки ефективності.
Це також вірно, коли продуктивність працівника падає нижче чітко визначених роботодавцем стандартів у посадовій інструкції. Детальна та чітка посадова інструкція може допомогти уникнути будь-яких сюрпризів для працівника під час оцінювання або під час дисциплінарних зустрічей.
Які закони слід пам’ятати?
Посадові інструкції також можна використовувати з різних практичних і юридичних причин. Застарілі, розпливчасті та неточні посадові інструкції можуть бути не тільки марними, але також призвести до юридичної відповідальності роботодавця, тому важливо переглянути свої посадові інструкції з урахуванням наступних законів і внутрішніх процедур:
- Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA): Посадові інструкції можуть підтверджувати або суперечити класифікації роботодавцем працівника як звільненого або не звільненого. Хоча самі посадові інструкції не можуть довести, що працівник належним чином класифікований як звільнений, добре складена посадова інструкція може бути корисним доказом того, що робота звільнена від оподаткування. Наприклад, щоб підтримати класифікацію згідно з винятком виконавчої влади FLSA, роботодавці повинні переконатися, що посадова інструкція точно перераховує відповідні посадові обов’язки, наприклад, чи співбесідує працівник, відбирає та навчає працівників; керує роботою працівників; дисциплінувати працівників; визначає прийоми, які будуть використовуватися; або планує та контролює бюджет (серед інших звільнених функцій).
- Закон про американців з обмеженими можливостями (ADA): Посадові інструкції, які детально описують основні функції даної роботи, допомагають роботодавцю проаналізувати, чи може працівник виконувати основні функції своєї роботи з розумними пристосуваннями чи без них. Роботодавці зазвичай додають копію медичної анкети та просять медичного працівника переглянути та взяти до уваги її під час визначення того, яке розумне пристосування може знадобитися працівнику, якщо воно є. Без точної та поточної посадової інструкції відповіді медичного працівника можуть бути сформульовані неправильно, а перевірка розумного пристосування може виявитися невдалою, що призведе до відповідальності роботодавців.
- Закон про сімейні медичні відпустки (FMLA): За певних обставин роботодавці можуть вимагати від медичного працівника довідку працівника про придатність до виконання обов’язків, перш ніж працівник зможе повернутися до роботи після відпустки. FMLA вимагає від роботодавця включити посадову інструкцію та/або перелік основних посадових обов’язків працівника разом із сертифікатом. Знову ж таки, неточні та застарілі посадові інструкції можуть призвести до неправильного або хибного висновку як з боку медичного працівника, так і з боку роботодавця.
- Розділ VII Закону про громадянські права: Розділ VII забороняє роботодавцям дискримінувати працівника або кандидата через різні захищені характеристики, такі як раса, національне походження, стать, релігія та сексуальна орієнтація. Однак це не вимагає від роботодавця наймати або просувати по службі когось, хто не відповідає стандартам кваліфікації посади. Використання посадової інструкції під час прийняття рішень щодо працевлаштування може бути корисним для захисту претензій щодо дискримінації та нерівного ставлення.
- Закони про рівну оплату праці: Крім того, посадові інструкції можуть підтримувати структуру винагороди роботодавця. Добре написані посадові інструкції можуть продемонструвати, які роботи схожі і, отже, мають право на однакову оплату. Вони також можуть показати, які роботи вимагають різного рівня кваліфікації та відповідальності, і тому підтримувати різні зарплати.
Питання для розгляду: контрольний список для опису вашої посади
Розгляньте такі запитання, щоб переконатися, що ваші посадові інструкції досі точні:
Висновок
Нечіткі та неточні посадові інструкції можуть спричинити проблеми для роботодавців, тоді як актуальні та точні посадові інструкції допомагають прийняти рішення щодо найму, дисципліни, просування по службі, компенсації та звільнення. Крім того, добре написані посадові інструкції можуть бути важливим доказом відповідності ADA, FMLA та FLSA.